CARA INI TERBUKTI ASIK UNTUK MENGHANDLE PROJECT DAN KLIEN

Ketika ingin menjadikan skill desain menjadi bisnis, persiapan kita tidak hanya berkutat dalam hal keahlian visual saja. Banyak sekali aspek yang perlu dipersiapkan untuk menjadi seorang desainer profesional. Saya pun masih terus belajar. 

Salah satunya adalah cara meng-handle klien. Sejak mendapatkan klien pertama hingga ratusan klien, saya banyak mengenal karakter dan cara berpikir banyak orang.

Handling client is must!

Pernah menjumpai klien yang bawel? itu biasa. 
Klien yang nanya-nanya melulu? itu juga pasti ditemui. 
Kalau klien yang asik diajak berpartner? banyak juga kok. 

Intinya memang harus belajar serta sabar menghadapi setiap edisi klien. :D

Pada dasarnya kalau berhadapan dengan seseorang sangat dibutuhkan cara komunikasi yang intensif. Malah kadang dijumpai misunderstanding. Hal ini yang akan menjadikan pola kerjasama jadi tidak asik. Terlalu terburu-buru. Walhasil desain yang kita buat tidak sesuai harapan.

Menelisik arti dari sang pakar, komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Komunikasi merupakan perantara untuk memahamkan informasi dari satu informan ke komunikan dengan tujuan untuk menyamakan sudut pandang.

Nah, kalau salah satunya tidak sepaham serta menjadikan suatu tindakan yang merugikan satu sama lain, terjadilah miss-komunikasi. Begitu pentingnya ilmu komunikasi ya? Kita sebagai desainer yang sering berhadapan dengan klien pun wajib mempelajarinya.

Baca Juga: Designer As Marketeer

Sebagai contoh beberapa minggu lalu saya dihubungi klien untuk mengerjakan visual branding suatu acara plat merah. Sebelum mengerjakannya saya bertanya tujuan membuat desain? berapa item yang diperlukan? Tidak lupa pangsa pasar desainnya? 

Kesemuanya biasa disebut Brief. Inilah yang manjadi acuan informasi paling penting untuk membuat desain. Coba bayangkan kalau tidak ada informasi pasti yang bisa digali, tentunya kita akan sangat kebingungan dalam membuat desain. Pusing itu sudah pasti. 

Kalau kamu seorang desainer pasti pernah mengalaminya kan? Sabar ya? berarti kita senasib. Kira-kira kalau memang tidak ada brief dan informasi dari klien (sangat jarang sih), apakah kamu bisa membuat desain yang terbaik? Apakah hanya mereka-reka keinginan klien?

Berikut beberapa tips yang selama ini saya pakai untuk handle klien. Sehingga tercipta hubungan yang harmonis lalu jadi bisnis. Saddiss...

1. Rajin bertanya 

Ketika kita bersemangat bertanya kepada klien, kadangkala kita tidak mendapatkan semua jawaban yang diinginkan. Mungkin beberapa jawaban saja yang kita peroleh. Dalam hal ini kita jangan memaksakan pertanyaan yang seolah-olah menginterogasi klien.

Good question - Good answer

Baiknya memang kita mempersiapkan bahan pertanyaan yang default. Bisa kamu save di smartphone kamu. Sehingga kamu tinggal copy-paste saja. Lebih meringankan kan? Tapi ada beberapa tipe klien yang membutuhkan penanganan khusus. Olah sekreatif mungkin arah percakapan ke arah deal project.

2. Tau batasan
Mendadak kita ingin cepat meraih hati klien. Maka jurus akrab-mengakrabi dikeluarkan. Namun apa yang terjadi klien menjadi ill-feel. Menganggap kita terlalu akrab dalam komunikasi pertama. Jadi alangkah baiknya kumpulkan dan identifikasi sifat klien dahulu. Jangan seolah kita langsung sok akrab.

Klien membutuhkan jasa kita. Sementara kita sebagai pemegang mandat kerja, ya harusnya patuh terhadap keputusan bersama dan menghormatinya. Barangkali memang ada beberapa klien yang begitu kenal langsung akrab dengan penuh bercandaan.

Tapi identifikasi lagi apakah klien memang mempunya sifat dasar penggembira, atau hanya menyamarkan perilaku supaya mendapatkan harga yang lebih akrab (baca: murah).

3. Gali informasi di sosial media

Seorang klien barangkali tidak mempunyai waktu banyak untuk ngobrol sedemikin lama. Coba kamu googling nama pribadi atau brand perusahaan, kamu akan banyak menemukan info penting klien.

Use social media wisely

Cara ini biasa saya gunakan untuk mempredikai hasil desain nantinya. Beruntung sekali jika klien mempunyai blog atau website usaha. Kita dengan mudah menebak kesukaan warna, manajemen dan style perusahaan. Bahkan dengan adanya itu saya bisa mempertimbangkan harga dari per projek dari sebuah web perusahaan. 

Semakin baik mengetahui persona klien, kamu akan semakin mengerti apa yang dibutuhkan dalam membuat desain nantinya.

4. Hindari bahasa teknis

Jangan terjebak untuk show-up dan merasa pintar dihadapan klien. Pembicaraan kita jangan terlalu memakai bahasa desain yang belum tentu klien mengerti.

Baiknya kita memang memberikan product knowledge kepada klien sebagai dasar kita memang menguasainya. Namun tetap pada batasnya. Ketika klien bingung, banyak juga dialog-dialog yang meluber atau tidak mengarahkan kita ke deal project.
 

Baca Juga: Elemen-Elemen Merek

Klien sepertinya sudah jenuh dengan bahasa teknis yang mereka temui di bisnisnya. Maka dari itu klien meng-hire kita. Jangan sampai klien terbebani dan membuang waktu berharganya. Bukankah klien membutuhkan seorang desainer untuk membantu meringankan pekerjaan mereka? Be smart person, don't be over.

5. Tentukan deadline

Efektifitas waktu masih menjadi pertanyaan bagi klien. Klien merasa kuatir terhadap hasil kerja desainer. Apakah selesai tepat waktu atau mundur dari waktu yang dijanjikan. Saya pun kadang masih kurang tepat waktu. :)

In time schedules

Waktu memang sangat berpengaruh terhadap kualitas desain. Kadang supaya mendapatkan deal project, kita memberitahukan klien, bahwa desain bisa selesai dengan cepat. Namun apa yang terjadi, kemampuan kita belum bisa mumpuni dengan target waktu itu. Hasil desain pun menjadi tidak sesuai harapan. Hampa.

Membuat timeline di buku catatan bisa membantu mempermudah waktu kerja. Atau Schedule berbentuk tabel dipasang di dinding bisa juga menjadikan pikiran kita terpengaruh dengan tugas yang dicatat ketika melihatnya. Seperti memberikan sugesti kepada bawah sadar kita untuk cepat menyelesaikan sesui temlen.

Selanjutanya biarkan klien tau dengan jelas berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat project. Dengan begitu klien juga dengan mudah mengatur kapan mereka menggunakan hasil desain untuk keperluan printing serta promo brand mereka.

6. Money talk

Berbicara tentang uang memang sangat sensitif. Kadang saya merasa juga apakah harga yang ditawarkan terlalu murah atau terlalu mahal. Terlintas pikiran juga kalau kemahalan nanti klien tidak jadi order desain. Terlalu murah nanti rugi di waktu dan tenaga.

Seringkali kita terjebak dengan kata 'terlalu'. Alangkah baiknya kita tau berapa harga yang pas untuk sebuah project. Membuat ratecard atau harga desain bisa sangat membantu. Jangan terlalu risau dengan perbandingan harga yang ditawarkan orang lain. 

Baca Juga: 101 Creative Notes

Harga desain kamu bisa jadi berbeda dengan pihak lain. Semisal design agency menaruh harga lebih tinggi, itu karena dalam perusahaanya membutuhkan banyak resource SDM untuk menyelesaikanya. Ada juga yang lebih ekonomis karena langsung ditangani oleh desainer itu sendiri tanpa perantara agency.

Oiya, jangan lupa adanya DP (Down Payment). DP ini sebagai tanda dimulainya pengerjaan suatu project. Bisa ditentukan 30-70% dari nilai project. Bahkan saya seringkali mendapatkan Full Payment dari klien. Karena mungkin sudah percaya dan langganan.

Jangan sampai seorang desainer bekerja keras menyelesaikan project. Setelah preview dikirim, kemudian ditinggal klien. Tanpa DP lagi. Agak nyesek memang. Untuk menghindarinya kita wajib selektif memilih klien.

7. Gunakan media komunikasi yang disukai klien

Kalau sudah dalam tahap pemberian DP, berarti kamu siap untuk mengerjakan projek. Bekerjalah dengan seseuka hati jangan lupa update kabar pengerjaan ke klien.

Komunikasi ke klien harus tetap dijaga selama pengerjaan. Setiap klien berbeda dalam hal menggunakan alat komunikasinya. Bisa dengan WA, BBM dan email bahkan via telepon. Pilih yang biasa digunakan klien. Karena biasanya mereka memilih media yang cocok untuk privasi perusahaan.

Maintenance good service

Catat nomor penting klien. Bahkan saya tetap mengumpulkan email, nomor WA calon klien yang hanya tanya-tanya saja. Kegunaanya untuk rujukan di email marketingnantinya. Keep in touch ke klien. Semoga menjadi klien yang loyal kalau bisa menjadi sarana getok tular ke kolega mereka. :D

Nah, kira-kira begitu cara saya menghandle klien. Tujuh hal yang saya ceritakan ini merupakan hasil dari bekerja 3 tahun bersama klien yang beraneka ragam karakternya. Semoga bermanfaat ya.

Kira-kira kamu pernah menghadapi klien seperti apa? 
Terus bagaimana cara mengatasi kalau ada masalah klien? 
Share di kolom komentar dong?